Organizzare un festival musicale: dietro le quinte di MITO Settembre Musica

Nato nel 1978 a Torino come Settembre Musica, il festival ha avuto il primato di portare la musica colta fuori dalle sale da concerto e di attrarre con programmi ricchi e originali un nuovo pubblico nei luoghi deputati alla musica.
Dal 2007 Settembre Musica, grazie al gemellaggio culturale tra Milano e Torino, è diventato MITO SettembreMusica. Con un’offerta di grande musica a prezzi popolari, per tutto il mese di settembre gli appuntamenti del festival invadono teatri, auditorium, chiese, cortili e piazze, trasformando più di settanta luoghi di Torino e Milano in un’immensa platea. Nelle consuete tre settimane di programmazione del festival il numero di iniziative negli ultimi anni ha ormai superato il centinaio per ciascuna città, con la costante di almeno due appuntamenti giornalieri, rispettivamente a Milano e a Torino.

Intervistiamo Laura Tori, responsabile organizzazione e ufficio stampa, per scoprire insieme a lei cosa si cela dietro la macchina organizzativa di un festival musicale e quali sono le specificità e le insidie nell’organizzazione di eventi per il grande pubblico.

Ci può dire da quante persone e quali figure professionali è composto il team di MITO Settembre Musica?

La composizione del team varia nel corso dell’anno: a un nucleo stabile si aggiungono collaboratori a tempo determinato che assolvono ai vari compiti con l’avvicinarsi del festival: in sintesi i ruoli sono i seguenti: direttore artistico, segretario generale della Fondazione per la cultura Torino (il festival infatti è una delle attività della Città di Torino, organizzate dalla Fondazione per la cultura Torino), responsabile generale e coordinatore artistico, responsabile organizzazione e ufficio stampa, segreteria e amministrazione (4 unità). Queste figure lavorano tutto l’anno. A queste si aggiungono, con incarichi più specifici, un responsabile di produzione con un assistente, un coordinatore dei progetti speciali, un’addetta ai contratti e una responsabile della redazione dei programmi di sala. Vanno poi ancora aggiunte 3 persone in biglietteria da maggio a settembre e un team più flessibile di una decina di persone più un paio di stagisti che lavorano nel mese del festival per la gestione di tutti gli appuntamenti.

Ci può dettagliare meglio di cosa si occupano il Direttore artistico e il Responsabile generale e coordinatore artistico?

Il festival – dal 2016 – è tornato ad una programmazione composta esclusivamente da musica classica: in questo ambito, soprattutto per gli artisti più importanti sarebbe necessaria la possibilità di programmare con almeno 1/2 anni di anticipo. Il Direttore artistico individua il tema a cui intende dedicare la successiva edizione e intorno a questo discute e definisce i programmi con gli artisti, cercando di far convivere le proprie richieste con i programmi che gli artisti stanno preparando autonomamente. Tuttavia non è sempre possibile programmare con l’anticipo necessario: il prezioso e indispensabile lavoro di cesello svolto dal Responsabile generale consiste nel mettere insieme le richieste del Direttore artistico, il budget, la disponibilità nel calendario degli artisti e delle sale da concerto e la composizione finale del cartellone, che dal 2007 si articola su due piazze, cartellone che al proprio interno e in ciascuna città deve offrire armonia e coerenza allo scopo di venire incontro il più possibile alle esigenze del pubblico.

Ci può descrivere brevemente quali sono gli aspetti più importanti da tenere in considerazione prima, durante e dopo il festival?

Il lavoro preliminare è un mix composto dall’insieme di diversi fattori: l’attuale formula del festival prevede almeno 3 concerti al giorno, uno al pomeriggio, uno alla sera (main) e un altro alla sera in decentramento, oltre agli appuntamenti del fine settimana con gli spettacoli per bambini.

Con il budget a disposizione (del quale non sempre si ha certezza per tempo) bisogna “riempire” la griglia per Torino e per Milano. Questo significa confrontarsi con la disponibilità degli artisti scelti dalla direzione artisitica, con la tipologia delle sale adatte per ogni concerto e con la tipologia di concerto che si colloca in una sala o in un’altra.

Nel periodo gennaio/maggio c’è una sempre più onerosa parte amministrativa da mettere in campo per la scelta di tutti i fornitori (anche quelli artistici) dovuta al fatto che l’ente gestore del festival è la Fondazione per la cultura Torino che è una partecipata della Città di Torino e che quindi deve attenersi a certe precise normative. In genere a febbraio/marzo il cartellone è completo e in quel periodo partono le prenotazioni alberghiere e si disegna anche il piano di comunicazione nazionale e locale, definendone i budget.

Tradizionalmente la conferenza stampa di fine maggio costituisce la prima parte “viva” del festival in quanto ,con la data della conferenza,coincidono l’apertura della biglietteria, la messa online del sito aggiornato e la distribuzione del materiale cartaceo. In questo stesso periodo si concretizzano anche gli aspetti legati alla produzione dei singoli concerti, aspetti che già erano stati valutati precedentemente per la definizione della sala più adatta e si inizia con la stipula dei contratti con i singoli artisti o con le agenzie che li rappresentano.

I mesi estivi sono dedicati alla definizione di tutti gli aspetti pratici legati ai concerti e alla parte amministrativa che consente la loro realizzazione (procedure per la scelta dei service tecnici, per il noleggio delle sale e degli strumenti, per le prenotazioni alberghiere, i transfer, …)

Dopo il festival si fanno valutazioni sulla scelta delle sale e sul risultato di pubblico e sostanzialmente si inizia a lavorare per l’edizione successiva.

Definito il programma quali sono quali sono le principali attività organizzative e produttive da mettere in campo?

Nella risposta precedente ne ho già elencate una parte, ricordo qui invece il lavoro comunicativo che si svolge prima della conferenza stampa per la redazione del programma generale e quindi del sito web che – in ambito della musica classica – richiedono grande precisione e attenzione. Per queste attività si devono svolgere procedure per l’individuazione dei professionisti (grafico e ufficio stampa nazionale) e ditte per la realizzazione dei medesimi (programmi stampati, manifesti, altro materiale a stampa), quindi lo staff è molto impegnato su questo versante anche in collaborazione con altri uffici preposti della Città di Torino. Inoltre vanno avviate tutte le pratiche relative alla SIAE, ai vari permessi per eventuali spettacoli all’aperto (oggi in termini di sicurezza il lavoro per uno spettacolo all’aperto assume dimensioni considerevoli) e all’apertura della biglietteria (personale, stampa biglietti, sistema di ticketing, affitto locale)

Quali strumenti di lavoro usate per organizzare il vostro lavoro?

Per rispondere a questa domanda devo fare una premessa: parte consistente del team annuale lavora insieme da molti anni, alcuni da 30 ormai, quindi gli strumenti usati sono naturali e non sono stati scelti scelti ma sono cresciuti con il team stesso.

Il Responsabile generale compila di anno in anno un foglio excel con tutto il cartellone in sintesi nelle 2 città, strumento che consente di avere un colpo d’occhio complessivo. Utilizza anche un altro foglio excel con il budget generale del festival diviso per macro voci e soprattutto per singolo concerto, evidenziando così le varie voci che vanno a comporre il costo di un singolo concerto (cachet artista, noleggio sala, spese tecniche, ospitalità, viaggi, SIAE).

Per la parte che mi compete lavoro su due file per il controllo del budget di comunicazione nazionale e locale. Esiste inoltre “lo schedone”: un file excel con tutti i concerti e l’indicazione per ciascuno di chi farà cosa (strumento in uso durante il festival).

Con il gruppo dei fotografi e operatori usiamo invece google calendar per la definizione degli appuntamenti da seguire. Ovviamente posta elettronica, telefonate e messaggistica istantanea fanno la parte del leone durante il festival.

Un aspetto molto importante per la riuscita del Festival è sicuramente quello legato alla comunicazione. Qual è il vostro principale target di utenti e quali sono i principali canali di comunicazione?

Le ricerche effettuate negli anni sul nostro pubblico evidenziano una maggioranza di persone adulte, quasi anziane con una prevalenza spiccata delle donne, non mancano tuttavia i più giovani. Utilizziamo quindi una serie di strumenti che possano raggiungere teoricamente tutto il pubblico: in sintesi stampiamo un programma generale, un leaflet, dei manifesti, un programma dedicato nello specifico alla rassegna parallela MITO per la città e i programmi di sala per tutti i concerti. Abbiamo ovviamente un sito internet generalista e uno di Mito per la città, inviamo una newsletter e abbiamo profili social su Facebook, Twitter, You Tube, Flickr e Instagram. Il sito e la pagina facebook vengono tenute in attività tutto l’anno per continuare a dare informazioni e suggerimenti al nostro pubblico. Mi preme sottolineare che siamo stati tra i primi festival in Italia ad avere un sito Internet (1997) e a offrire la possibilità di acquisto online con pagamento con carta di credito e prenotazione tramite mail (1998).

Credete nell’importanza del passaparola o pensate che oggi le conversazioni sui social e la comunicazione sul web siano la fonte primaria per la scelta di un evento a cui partecipare?

Per come è composto il nostro pubblico resta importante la comunicazione cartacea (anche i quotidiani), per quanto abbiamo sperimentato con successo l’efficacia della comunicazione social in occasione della necessità di informare velocemente sullo spostamento di data di un concerto. Negli anni abbiamo utilizzato strumenti di interazione con i follower (quiz a premi), non praticati nel 2017 perchè ritenuti un po’ superati.

Quali attività mettete in campo per fidelizzare i vostri utenti?

Pensiamo che il miglior strumento di fidelizzazione sia il rispetto per il pubblico e la meticolosità nell’informazione, aspetti a cui cerchiamo di dedicare la maggior attenzione possibile. Ci sono in città delle generazioni che sono cresciute con il festival e hanno ascoltato gran parte delle nostre offerte. Esistono tuttavia delle forme tradizionali di fidelizzazione che sono la newsletter, i Pass e i Carnet, l’accordo promozionale con i possessori dell’Abbonamento Musei.

Che ruolo hanno i soggetti privati per la vita del festival?

Con il progressivo decremento dell’intervento della Città di Torino e degli altri Enti Pubblici , negli ultimi anni ha assunto un ruolo fondamentale il sostegno di banche e fondazione bancarie, oltre che di qualche sponsor tecnico.

Per finire ci può dire qual è il segreto per la buona riuscita di un evento rivolto al grande pubblico?

Naturalmente il primo posto è occupato dalla qualità dell’artista, ma se nessuno sa che suona Maurizio Pollini, il concerto non avrà successo: sono convinta che la buona riuscita di una iniziativa derivi da un giusto mix delle varie componenti: artistiche, organizzative e di comunicazione.


La foto presente in questo articolo ritrae lo staff al completo di MITO Settembre Musica ed è stata scattata da Gianluca Platania
Sito web del festival: http://www.mitosettembremusica.it/
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